Определение Апостиля
Апостиль – штамп или оттиск или их электронные визуальные аналоги, подтверждающий подпись чиновника на документе, который предназначен для использования в странах-участницах Гаагской конвенции. Этот механизм упрощает процесс легализации документов для международного использования, минимизируя необходимость в дополнительных подтверждениях, штампах или подписях.
Важно понимать, что Апостиль подтверждает лишь подпись и статус чиновника, но не гарантирует подлинность содержимого документа. В Японии и других странах Апостиль используется для заверения печатей государственных органов.
Чтобы избежать ошибок, необходимо, чтобы документы для Апостиля были подписаны конкретными уполномоченными лицами (например, директорами учреждений), а не их заместителями или другими сотрудниками. Кроме того, требуется мокрая подпись уполномоченного лица. В случае эдектронного апостиля применяется электронная подпись.
Пример сертификата Апостиля — квадрат минимум 9×9 см.
Назначение Апостиля
Апостиль подтверждает подпись чиновника на документе для использования в международном контексте. Это необходимо, поскольку многие страны не имеют доступа к базам данных для проверки подписей из других стран. Апостиль идентифицирует чиновника, подписавшего документ, и подтверждает его полномочия.
Документы, требующие Апостиля
Апостиль требуется для официальных документов, предназначенных для предоставления в странах, подписавших Гаагскую конвенцию. К ним относятся: справки о несудимости, свидетельства (о рождении, браке, разводе), медицинские справки, справки о статусе недвижимости, образовательные документы (дипломы, аттестаты) и корпоративные документы (устав, выписка из реестра и пр.).
Апостилирование в странах СНГ
В странах СНГ апостилируются документы от государственных органов и нотариально заверенные копии. Список стран, принимающих Апостиль, доступен по ссылке.
Апостилирование нотариальной доверенности
Доверенности, подписанные нотариусом, могут быть апостилированы. Подпись нотариуса проверяется и апостилируется, а сам процесс включает в себя проверку подписи, проставление Апостиля и последующую проверку при необходимости получателем.
Апостиль на консульскую доверенность
Документы, включая доверенности, выданные консульствами, не могут быть апостилированы. Они действительны только в стране, представляющей консульство, и странах, с которыми заключены соответствующие соглашения.
Апостилирование ксерокопий
Апостилирование простых копий или некоторых нотариально заверенных копий не допускается. В странах, где это возможно, существуют специфические требования и процедуры. Нередко требуется Апостиль на оригинал документа.
Апостиль на перевод документа
Апостилирование переводов возможно, чаще всего при условии, что на оригинал документа уже проставлен Апостиль. Требования к апостилированию переводов могут варьироваться в разных странах. В некоторых странах требуются услуги специализированных переводчиков, аккредитованных для апостилирования. На переводы нотариальных копий также можно поставить Апостиль, следуя указанным выше требованиям.
Апостилирование Документов за Границей
Апостиль может быть проставлен только в той стране, где документ был изначально выпущен, и при условии, что эта страна является частью конвенции об Апостиле. Это также применимо только для документов, которые направляются в страны, требующие Апостиля.
Процесс Подтверждения Апостиля
После того как уполномоченное лицо подписывает документ:
- Другое уполномоченное лицо проводит проверку подписи, используя специальный реестр (где регистрируются номер и название документа).
- Это лицо проставляет штамп Апостиль и, как правило, подписывает его (с регистрацией номера и названия документа в специальном реестре).
- При необходимости, получатель может верифицировать Апостиль, обращаясь к базе подписей уполномоченных лиц страны-эмитента документа.
Страны, Не Присоединившиеся к Конвенции об Апостиле
Чтобы определить, является ли ваша страна участницей конвенции об Апостиле (1961), проверьте список стран. Тем не менее, стоит отметить, что есть страны, не подписавшие конвенцию и требующие стандартной легализации документов. К ним относятся: Китай (кроме Гонконга и Макао), Ливия, ОАЭ, Кувейт, Иран, Ирак, Египет, Палестина, Катар, Канада и Коста-Рика (на момент 5 октября 2022 года).
Не Всегда Признанный Апостиль
Некоторые страны, подписавшие Конвенцию об Апостиле, частично или полностью не признают апостили из других стран. Вместо этого, эти страны требуют процедуру консульской легализации между собой. Дополнительную информацию о таких странах можно найти здесь.
Апостиль в Консульствах
Консульские органы не имеют права апостилировать документы, которые они выдают, согласно Конвенции об Апостиле. К тому же, работники консульства не будут проставлять апостиль, даже если документ будет отправлен обратно в страну-эмитента для этой цели. Важно понимать, что этот процесс может быть длительным, сопряжён с рисками ошибок и не гарантирует положительного исхода.
Роль Посольства в Апостилировании
Консульства и посольства представляют интересы своей страны за рубежом, но выполняют различные функции. Консульства занимаются вопросами, связанными с документами их граждан, в то время как посольства сосредотачиваются на межгосударственных отношениях. Например, консульство может обрабатывать документы своих граждан, выдавать паспорта и сертификаты. Однако, как было упомянуто выше, документы, выданные консульствами, не могут быть апостилированы. Посольства не занимаются выдачей или апостилированием документов граждан. Действительно, некоторые страны могут иметь консульство, но не посольство, в другой стране, и наоборот.