Statele semnatare ale prezentei convenții, dorind să îmbunătățească procedurile de eliberare a extraselor multilingve ale unor acte de stare civilă, în special când acestea sunt destinate utilizării în străinătate, au convenit asupra celor ce urmează:
Articolul 1
Extrasele de pe actele de stare civilă constatatoare ale nașterii, căsătoriei sau ale decesului sunt întocmite, atunci când o parte interesată o cere sau atunci când utilizarea lor necesită o traducere, în conformitate cu formularele A, B și C, anexate la prezenta convenție.
Fiecare stat contractant eliberează aceste extrase în exclusivitate persoanelor cu drept de obținere a copiilor conforme cu originalul.
Articolul 2
Extrasele sunt întocmite în baza datelor inițiale și a mențiunilor operate ulterior pe acte.
Articolul 3
Fiecare stat contractant are posibilitatea să completeze formularele anexate la prezenta convenție cu rubrici și simboluri care vor indica alte date sau mențiuni conținute în act, cu condiția ca acest text să fie în prealabil aprobat de Adunarea Generală a Comisiei Internaționale de Stare Civilă.
Totodată, fiecare stat contractant are posibilitatea să adauge o rubrică destinată unui număr de identificare.
Articolul 4
Toate înscrierile pe formulare sunt efectuate cu caractere latine de tipar; ele pot de asemenea să fie înscrise cu caracterele limbii utilizate la întocmirea actului în temeiul căruia se eliberează extrasul.
Articolul 5
Datele sunt înscrise cu cifre arabe, indicând succesiv sub simbolurile Jo, Mo și An, ziua, luna și anul. Ziua și luna sunt indicate prin două cifre, iar anul prin 4 cifre. Primele 9 zile ale lunii și primele 9 luni ale anului sunt indicate prin cifre de la 01 la 09.
Denumirea oricărei localități menționate într-un extras este urmată de denumirea statului unde această localitate este situată, de fiecare dată când acest stat nu este cel în care extrasul este eliberat.
Numărul de identificare este precedat de denumirea statului care l-a atribuit.
Pentru a indica sexul sunt utilizate exclusiv simbolurile următoare: M = masculin, F = feminin.
Pentru a indica căsătoria, separația de corp, divorțul, anularea căsătoriei, decesul titularului actului de naștere, precum și decesul soțului sau soției sunt utilizate exclusiv următoarele simboluri: Mar = căsătorie; Sc = separația de corp; Div = divorț; A = anulare; D = deces; Dm = decesul soțului; Df = decesul soției. Aceste simboluri sunt urmate de data și locul producerii evenimentului. Simbolul „Mar” este urmat, în plus, de numele și prenumele soțului.
Articolul 6
Pe rectoul fiecărui extras, formularele standard, cu excepția simbolurilor prevăzute la art. 5 referitoare la date, sunt redactate în cel puțin două limbi, dintre care în limba sau în una dintre limbile oficiale ale statului unde este eliberat extrasul și în limba franceză.
Semnificația simbolurilor trebuie în acest caz indicată cel puțin în limba sau în una dintre limbile oficiale ale fiecăruia dintre statele care, la momentul semnării prezentei convenții, sunt membre ale Comisiei Internaționale de Stare Civilă sau sunt parte la Convenția de la Paris din 27 septembrie 1956 privind eliberarea anumitor extrase ale actelor de stare civilă destinate utilizării în străinătate, precum și în limba engleză.
Pe versoul fiecărui extras trebuie să figureze:
– o referință la convenție, în limbile indicate la alineatul al doilea al prezentului articol;
– traducerea formularelor standard, în limbile indicate la alineatul al doilea al prezentului articol, doar dacă aceste limbi nu au fost utilizate pe recto;
– un rezumat al art. 3, 4, 5 și 7, cel puțin în limba oficială a autorității care eliberează extrasul.
Fiecare stat care aderă la prezenta convenție comunică Consiliului Federal Elvețian, la momentul depunerii instrumentului său de aderare, traducerea în limba sau în limbile sale oficiale a formularelor standard și a semnificației simbolurilor.
Această traducere este transmisă de Consiliul Federal Elvețian statelor contractante și secretarului general al Comisiei Internaționale de Stare Civilă.
Fiecare stat contractant va avea posibilitatea de a include această traducere pe extrasele eliberate de autoritățile sale.
Articolul 7
Dacă conținutul actului nu permite completarea unei rubrici sau a unei părți dintr-o rubrică de pe extras, această rubrică sau parte a rubricii devine neutilizabilă, prin barare.
Articolul 8
Extrasele conțin data eliberării lor și sunt însoțite de semnătura și ștampila autorității care le-a eliberat. Acestea au aceeași valoare juridică ca și extrasele eliberate conform regulilor de drept intern, în vigoare, în statul care le-a emis.
Acestea sunt acceptate fără legalizare sau fără o formalitate echivalentă pe teritoriul fiecărui stat parte la prezenta convenție.
Articolul 9
Sub rezerva acordurilor internaționale privind eliberarea gratuită a unor copii sau extrase de pe actele de stare civilă, pentru extrasele eliberate în aplicarea prezentei convenții nu pot fi impuse taxe mai mari decât cele stabilite pentru extrasele întocmite în aplicarea legislației interne în vigoare în statul în care au fost eliberate.
Articolul 10
Prezenta convenție nu creează obstacole în obținerea copiilor conforme cu originalul de pe actele de stare civilă întocmite potrivit regulilor de drept intern ale țării în care au fost redactate sau transcrise aceste acte.
Articolul 11
Fiecare stat contractant va putea, de la momentul semnării notificării prevăzute la art. 12 sau aderării, declara că își rezervă dreptul de a nu aplica prezenta convenție asupra extraselor de pe actele de naștere ale copiilor adoptați.
Articolul 12
Statele contractante vor notifica Consiliului Federal Elvețian îndeplinirea procedurilor impuse de constituțiile lor pentru a face aplicabilă pe teritoriul lor prezenta convenție.
Consiliul Federal Elvețian va informa statele contractante și pe secretarul general al Comisiei Internaționale de Stare Civilă cu privire la orice notificare în sensul alineatului precedent.
Articolul 13
Prezenta convenție va intra în vigoare începând cu cea dea treizecea zi de la data depunerii celei de-a cincea notificări și va produce efecte din acel moment între cele 5 state care au realizat această formalitate.
Pentru fiecare stat contractant, care a realizat ulterior formalitatea prevăzută la articolul precedent, prezenta convenție va produce efecte începând cu cea de-a treizecea zi de la data depunerii notificării sale.
La intrarea în vigoare a prezentei convenții, guvernul depozitar va transmite textul secretarului Națiunilor Unite în vederea înregistrării și publicării acestuia, conform art.102 din Carta Națiunilor Unite.
Articolul 14
Convenția cu privire la eliberarea unor extrase ale actelor de stare civilă destinate utilizării în străinătate, semnată la Paris la 27 septembrie 1956, încetează a fi aplicabilă între statele în care prezenta convenție a intrat în vigoare.
Articolul 15
Rezerva prevăzută la art. 11 va putea fi în orice moment retrasă total sau parțial. Retragerea va fi notificată Consiliului Federal Elvețian.
Consiliul Federal Elvețian va informa statele contractante și pe secretarul general al Comisiei Internaționale de Stare Civilă cu privire la orice notificare în sensul alineatului precedent.
Articolul 16
Prezenta convenție se aplică cu drept deplin pe toată întinderea teritoriului metropolitan al fiecărui stat contractant.
Orice stat va putea, la momentul semnării, notificării, aderării sau ulterior, declara prin notificare adresată Consiliului Federal Elvețian că dispozițiile prezentei convenții sunt aplicabile pe unul sau mai multe din teritoriile sale extrametropolitane, în statele sau teritoriile unde acesta își asumă responsabilitatea internațională. Consiliul Federal Elvețian va informa cu privire la această ultimă notificare fiecare Stat contractant și pe secretarul general al Comisiei Internaționale de Stare Civilă. Dispozițiile prezentei convenții vor deveni aplicabile pe teritoriul sau teritoriile desemnate în notificare din a șaizecea zi de la data la care Consiliul Federal Elvețian a primit notificarea menționată.
Orice stat care a formulat o declarație, conform dispozițiilor alineatului 2 al prezentului articol, va putea, ca urmare, declara în orice moment, prin notificare adresată Consiliului Federal Elvețian, că prezenta convenție va înceta să fie aplicabilă pe unul sau mai multe state sau teritorii desemnate în declarație.
Consiliul Federal Elvețian va informa despre noua notificare fiecare stat contractant și pe secretarul general al Comisiei Internaționale de Stare Civilă.
Convenția va înceta să fie aplicabilă pe teritoriul vizat din a șaizecea zi de la data la care Consiliul Federal Elvețian a primit notificarea.
Articolul 17
Orice stat va putea adera la prezenta Convenție după intrarea în vigoare a acesteia. Instrumentul de aderare va fi depus la Consiliul Federal Elvețian. Acesta va informa fiecare stat contractant și pe secretarul general al Comisiei Internaționale de Stare Civilă privind orice depunere a instrumentelor de aderare. Convenția va intra în vigoare, pentru statul aderant, din a treizecea zi de la data depunerii instrumentului de aderare.
Articolul 18
Prezenta convenție va rămâne în vigoare pe perioadă nedeterminată. Fiecare stat contractant va avea totuși dreptul să o denunțe în orice moment prin intermediul unei notificări adresate în scris Consiliului Federal Elvețian, care va informa despre aceasta celelalte state contractante și pe secretarul general al Comisiei Internaționale de Stare Civilă.
Acest drept de denunțare nu va putea fi exercitat de un stat înainte de expirarea unui termen de un an de la data intrării în vigoare a convenției pentru acest stat.
Denunțarea va produce efecte după un termen de 6 luni de la data la care Consiliul Federal Elvețian va primi notificarea prevăzută la primul alineat al prezentului articol.
Drept care, reprezentanții subsemnați, fiind împuterniciți în modul cuvenit, au semnat prezenta convenție.
Întocmită la Viena, la 8 septembrie 1976, într-un singur exemplar care va fi depus la arhiva Consiliului Federal Elvețian, iar copia certificată conform cu originalul va fi remisă pe cale diplomatică fiecărui stat contractant și secretarului general al Comisiei Internaționale de Stare Civilă.
Domeniul teritorial de aplicare al Convenției
În timpul notificării de ratificare a Convenției, ambasada Țărilor de Jos de la Berna a specificat că Convenția este aplicabilă Regatului în Europa.
Formular de rezervare
La semnarea Convenției, Confederația Elvețiană declară, în conformitate cu articolul 11, că își rezervă dreptul de a nu aplica prezenta Convenție la extrasele din certificatele de naștere ale copiilor adoptați al căror legătură biologică rămâne.
Note:
Pe 20 iunie 1990, Republica Socialistă Federală Iugoslavia a notificat Departamentul Federal al Afacerilor Externe al Elveției cu privire la ratificarea Convenției (care a intrat în vigoare la 20 iulie 1990). La 16 octombrie 2001, Republica Federală Iugoslavia a depus o declarație privind succesiunea Convenției Nr. 16, care a intrat în vigoare retroactiv la 27 aprilie 1992. Prin scrisoare datată cu 5 februarie 2003, Republica Federală Iugoslavia (Serbia și Muntenegru) a informat Organizația Națiunilor Unite că noul său nume oficial este Serbia și Muntenegru. La 6 iunie 2006, Serbia a confirmat că continuă personalitatea juridică internațională a Republicii Serbia și Muntenegru.
La 1 decembrie 1992, Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Slovenia a depus la Departeamentul Federal al Afacerilor Externe al Elveției documentele de aderare la Convenție (care a devenit efectivă pentru Slovenia la 31 decembrie 1992).
Pe 22 septembrie 1993, Republica Croația a depus la Custodia Federală a Elveției documentele de aderare la Convenție (care a devenit efectivă pentru Croația la 22 octombrie 1993).
La 15 aprilie 1994, fosta Republică Iugoslavă Macedonia a depus o cerere de succesiune la Convenție la Custodia Federală a Elveției. Fosta Republică Iugoslavă Macedonia a devenit parte a Convenției la 8 septembrie 1991, în ziua independenței sale.
La 11 octombrie 1995, Republica Bosnia și Herțegovina a transmis o declarație privind succesiunea la Convenție Custodiei Federale a Elveției. Republica Bosnia și Herțegovina a devenit parte a Convenției la 6 martie 1992, în ziua independenței sale.
Pe 26 martie 2007, Republica Muntenegru a depus o cerere de succesiune a tratatelor a căror custode era Elveția și la care părți fuseseră Serbia și Muntenegru până la 3 iunie 2006. Convenția Nr. 16 a intrat în vigoare pentru Republica Muntenegru la 3 iunie 2006, în ziua independenței sale.
La 17 septembrie 2015, Republica Capul Verde a depus documentele de aderare la Convenție la Departamentul Federal al Afacerilor Externe al Elveției (care a intrat în vigoare pentru Republica Capul Verde la 17 octombrie 2015).
Doar originalul în limba franceză este autentic.