Apostilă — este o ștampilă sau pecete specială aplicată pe documentele oficiale pentru a le face recunoscute în alte țări care sunt membre ale Convenției de la Haga cu privire la legalizarea documentelor străine din 1961.
Introducerea apostilei a avut ca scop simplificarea procedurii de legalizare a documentelor pentru utilizare internațională, înlocuind lanțul lung și complicat de autentificări.
Procedura de apostilare a unui document include de obicei următorii pași:
- Documentul este eliberat sau confirmat pe teritoriul uneia dintre țările membre ale Convenției de la Haga.
- O instituție sau organism oficial al țării în care a fost emis documentul eliberează o apostilă asupra acestuia.
- După apostilare, documentul este recunoscut și poate fi utilizat fără a mai fi necesară o legalizare suplimentară în oricare dintre țările membre ale Convenției de la Haga.
Este important de menționat că apostila confirmă doar autenticitatea semnăturii, ștampilei sau sigiliului de pe document, dar nu afectează conținutul propriu-zis al documentului. Dacă țara în care urmează să fie folosit documentul nu este membră a Convenției de la Haga, este posibil să fie necesară o altă procedură de legalizare. În astfel de cazuri, este recomandabil să verificați cerințele specifice ale țării respective și să le urmați.
În diferite țări, există instituții sau organizații autorizate să pună apostile pe documente. Acestea pot include ministere, instanțe judecătorești sau alte organisme guvernamentale.
Este important să distingem procedurile de Apostilă electronică și Apostilă cu ștampila fizică. Unele țări au renunțat deja la utilizarea ștampilei Apostilei.
Apostilă – țările CSI
Țările Comunității Statelor Independente (CSI) include Armenia, Azerbaidjan, Belarus, Kazahstan, Kîrgîzstan, Moldova, Rusia, Tadjikistan, Turkmenistan, Ucraina și Uzbekistan. Cu toate acestea, este important să menționăm că nu toate dintre aceste țări sunt membre ale Convenției de la Haga privind legalizarea documentelor străine din 1961, ceea ce poate duce la diferențe în procedurile de apostilare.
Proceduri și instituții care emit apostile în țările CSI:
- Armenia: Ministerul Justiției.
- Azerbaidjan: Ministerul Justiției.
- Belarus: Ministerul Afacerilor Externe (pentru documentele civile) și Ministerul Justiției (pentru documentele judiciare).
- Kazahstan: Ministerul Justiției.
- Kârgâzstan: Ministerul Justiției.
- Moldova: Ministerul Justiției.
- Rusia: Ministerul Justiției (pentru documentele emise de oficiile de stare civilă și pentru documentele notariale), Ministerul Educației și Științei (pentru documentele de învățământ) și Ministerul Afacerilor Interne (pentru celelalte documente).
- Tadjikistan: Ministerul Afacerilor Externe.
- Turkmenistan: Nu este membru al Convenției de la Haga și, prin urmare, apostilarea nu se aplică.
- Ucraina: Ministerul Justiției.
- Uzbekistan: Ministerul Justiției.
Regulile și procedurile pentru apostilare pot varia în fiecare dintre țările menționate și sunt determinate de legislația națională. Dacă aveți nevoie de informații mai detaliate sau de contactele actualizate ale autorităților, vă recomandăm să vă adresați direct ministerelor sau instituțiilor consulare relevante din aceste țări. Acestea vor putea furniza informații actuale și îndrumări cu privire la procedurile de apostilare.
Apostilă – țările UE
Țările din Uniunea Europeană (UE) sunt, de asemenea, membre ale Convenției de la Haga privind apostila din 1961. Procedura de apostilare poate varia ușor în funcție de țară. Iată o listă cu țările și agențiile UE responsabile de obicei cu apostilarea documentelor:
- Austria: Ministerul Federal al Justiției.
- Belgia: Agenția Federală pentru Servicii Publice – Justiție.
- Bulgaria: Ministerul Justiției.
- Cehia: Ministerul Justiției.
- Cipru: Ministerul Justiției și Ordinii Publice.
- Croația: Ministerul Justiției.
- Danemarca: Ministerul Afacerilor Externe.
- Finlanda: Ministerul Afacerilor Externe.
- Franța: În funcție de tipul documentului, apostilarea poate fi efectuată de diverse organe, inclusiv trezoreriile.
- Germania: În funcție de tipul documentului, apostilarea poate fi efectuată de diverse autorități la nivelul landurilor.
- Grecia: Ministerul Afacerilor Externe.
- Irlanda: Ministerul Afacerilor Externe.
- Italia: Președinții curților de apel.
- Letonia: Ministerul Justiției.
- Lituania: Ministerul Afacerilor Externe.
- Luxemburg: Ministerul Afacerilor Externe și Europene.
- Malta: Ministerul Afacerilor Externe.
- Țările de Jos: Ministerul Securității și Justiției.
- Polonia: Ministerul Justiției.
- Portugalia: Procuratura Generală a Republicii.
- Regatul Unit: Deși nu este membru al UE din 2020, Regatul Unit de asemenea apostilează prin Departamentul pentru Afaceri Străine și Commonwealth.
- România: Ministerul Afacerilor Externe.
- Slovacia: Ministerul Justiției.
- Slovenia: Ministerul Justiției.
- Spania: În funcție de tipul documentului, apostilarea poate fi efectuată de diverse organe, inclusiv instanțele regionale superioare.
- Suedia: Ministerul Afacerilor Externe.
- Ungaria: Ministerul Justiției.
Apostilă – America de Nord
America de Nord include țări precum SUA, Canada și Mexic. Procedura de apostila în fiecare dintre aceste țări:
- SUA: Procedura de apostilare în Statele Unite este efectuată la nivelul statelor, iar fiecare stat are propria sa instituție (de obicei, biroul secretarului de stat) responsabilă pentru apostilarea documentelor. De exemplu, pentru documentele emise în California, apostilul este aplicat la biroul secretarului de stat din California. Prin urmare, pentru a obține o apostilă, trebuie să vă adresați biroului corespunzător din statul în care a fost emis documentul.
- Canada: Canada nu este membru al Convenției de la Haga privind apostila, și de aceea apostila în sens strict nu este utilizată. În schimb, Canada utilizează procedura de legalizare a documentelor (denumită adesea „legalizare”). Aceasta poate include autentificarea notarială și apoi legalizarea de către o autoritate provincială sau federală corespunzătoare. Pentru utilizare internațională, poate fi necesară autentificarea suplimentară la consulatul sau ambasada țării în care se dorește utilizarea documentului.
- Mexic: Mexicul este membru al Convenției de la Haga, iar apostilarea documentelor se efectuează prin intermediul Procuraturii Generale a Justiției (Procuraduría General de Justicia) sau a altor autorități abilitate, în funcție de tipul documentului.
Apostilă – America de Sud
America de Sud cuprinde numeroase țări, multe dintre ele fiind membre ale Convenției de la Haga privind legalizarea documentelor străine din 1961. Iată informații despre câteva dintre țările din America de Sud:
- Argentina: Direcția Generală pentru Înregistrarea Proprietății Imobiliare (Dirección General del Registro de la Propiedad Inmueble).
- Bolivia: Ministerul Afacerilor Externe și Cultelor.
- Brazilia: Cartório (notari publici) pentru autentificare inițială, apoi la „Cartórios de Notas” pentru apostilare.
- Chile: Ministerul Afacerilor Externe.
- Columbia: Birourile guvernatorilor de departamente sau Ministerul Afacerilor Externe.
- Guyana: Guyana nu este membru al Convenției de la Haga și, prin urmare, o apostilă în sensul strict al cuvântului nu este folosită. În schimb, documentele sunt legalizate prin Ministerul Afacerilor Externe.
- Paraguay: Ministerul Afacerilor Externe.
- Peru: Ministerul Afacerilor Externe.
- Surinam: Surinam nu este membru al Convenției de la Haga și documentele sunt de obicei legalizate prin Ministerul Afacerilor Externe.
- Uruguay: Ministerul Afacerilor Externe.
- Venezuela: Direcția Generală a Relațiilor Externe a Ministerului Afacerilor Interne.
America Centrală și Caraibe
- Belize: General Registrar.
- Guatemala: Ministerul Afacerilor Externe.
- Honduras: Ministerul Afacerilor Externe.
- Republica Dominicană: Ministerul Afacerilor Externe.
- Costa Rica: Ministerul Afacerilor Externe.
- În țările din Caraibe, cum ar fi Antigua și Barbuda, Bahamas, Barbados și altele, documentele sunt apostiliate prin intermediul Ministerelor lor de Externe sau a altor autorități autorizate.
Apostilă – Africa
Există mai multe țări în Africa, iar nu toate sunt părți ale Convenției de la Haga cu privire la legalizarea documentelor străine din 1961. Cu toate acestea, iată o listă cu unele dintre ele și informații despre apostilare sau legalizare:
- Africa de Sud: Administrația Curții Supreme.
- Botswana: Ministerul Afacerilor Externe și Cooperării Internaționale.
- Lesotho: Ministerul Afacerilor Externe.
- Mauritius: Ministerul Afacerilor Externe, Integrării Regionale și Comerțului Internațional.
- Malawi: Ministerul Afacerilor Externe și Cooperării Internaționale.
- Eswatini (Swaziland): Ministerul Justiției.
- Seychelles: Curtea Supremă a Seychelles.
Multe țări africane, care nu sunt membre ale Convenției de la Haga, utilizează procedura de legalizare, care poate include mai multe etape: autentificarea documentelor de către un notar local, legalizarea la Ministerul de Externe național și, în cele din urmă, legalizarea la consulatul sau ambasada țării în care urmează să fie utilizat documentul.
Apostilă – Asia
Asia este cel mai mare și cel mai populat continent, care include multe țări cu sisteme juridice diferite. Iată informații pentru unele țări asiatice privind apostilarea sau legalizarea:
- Israel: Ministerul Afacerilor Externe și anumite autorități locale, cum ar fi Registrul Populației și Imigrației, pot emite aposile.
- India: Ministerul Afacerilor Externe din New Delhi și birourile regionale ale sale din alte părți ale țării sunt responsabile pentru eliberarea aposilelor.
- Japonia: Ministerul Afacerilor Externe efectuează procedura de apostilare.
- Kazakhstan: Ministerul Justiției al Republicii Kazakhstan este responsabil pentru apostilare.
- Kârgâzstan: Ministerul Justiției al Republicii Kârgâzstan.
- Mongolia: Mongolia nu este membră a Convenției de la Haga, iar pentru recunoașterea internațională a documentelor poate fi necesară legalizarea prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe.
- China: Republica Populară Chineză a adoptat apostila din noiembrie 2023. Hong Kong și Macao, care sunt teritorii administrative speciale ale RPC, aplică, de asemenea, apostila.
- Coreea de Sud: Ministerul Afacerilor Externe și al Comerțului.
- Taiwan: Taiwan nu este membru al Convenției de la Haga, astfel că documentele destinate utilizării în străinătate necesită legalizare prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe.
- Thailanda: Ministerul Afacerilor Externe.
- Emiratelor Arabe Unite: Ministerul Afacerilor Externe și Cooperării Internaționale.
- Filipine: Departamentul de Afaceri Externe.
Apostilă – Australia și Oceania
- Australia: În Australia, apostilizarea se realizează la nivelul statelor și teritoriilor. Procesul este gestionat de Secția de Autentificare Apostilă (Apostille Authentication Section) sau departamentele corespunzătoare din fiecare stat sau teritoriu.
- Noua Zeelandă: Departamentul Afacerilor Interne (Department of Internal Affairs) este responsabil pentru apostilarea documentelor.
- Fiji: Fiji nu este membră a Convenției de la Haga, astfel că poate fi necesară o legalizare tradițională a documentelor pentru recunoașterea lor în străinătate. De obicei, legalizarea se face prin intermediul Ministerului Justiției.
- Samoa: Samoa nu este membră a Convenției de la Haga și pentru legalizarea documentelor este necesar să vă adresați Ministerului Afacerilor Externe și Comerțului.
- Tonga: Ca și multe alte state insulare din Oceania, Tonga nu a aderat la Convenția de la Haga. Pentru legalizarea documentelor, este necesar să vă adresați autorităților naționale, cum ar fi Ministerul Afacerilor Externe.
- Republica Vanuatu: Pentru legalizarea documentelor trebuie să vă adresați Ministerului Justiției și Ordinii Publice.
Acesta este un ghid general, iar în fiecare țară pot exista reguli și proceduri specifice pentru apostilizare. Dacă aveți nevoie de informații mai detaliate și actuale, vă recomandăm să vă adresați agenției noastre.